Prozessmanagement ist weit mehr als die Dokumentation von Abläufen. Es schafft Klarheit über Zuständigkeiten, Schnittstellen und Entscheidungswege – und unterstützt Hochschulen dabei, ihre Zusammenarbeit kontinuierlich weiterzuentwickeln (siehe hierzu auch die themenverwandten Blog-Beiträge zu Prozessmanagement als Schlüsselfaktor zwischen Wertschöpfung und Risikominimierung oder Bottom-up statt Top-down: Wie Prozessoptimierung nachhaltig gelingt).
Gerade Hochschulen stehen dabei vor einer besonderen Herausforderung: Ihre Strukturen sind häufig historisch gewachsen, dezentral organisiert und durch unterschiedliche Fachkulturen geprägt. Gleichzeitig brauchen bereichsübergreifende Prozesse gemeinsame Standards und eine übergeordnete Steuerung.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „zentral oder dezentral?“, sondern: Was sollte zentral gesteuert und was dezentral gestaltet werden?
Zentral steuern, dezentral gestalten
Eine sinnvolle Aufgabenteilung kann beispielsweise so aussehen:
| Zentral erfolgen | Dezentral erfolgen |
| Festlegung von Zielen und strategischen Prioritäten | Umsetzung der Vorgaben im operativen Alltag |
| Definition von Standards und Rahmenbedingungen | Gestaltung und Optimierung der konkreten Abläufe vor Ort |
| Weiterentwicklung der Prozesslandschaft | Erkennen von Problemen, Schnittstellen und Doppelspurigkeiten |
| Vorgaben zu Prozessmethoden und Verantwortlichkeiten | Klärung von praktischen Zuständigkeiten im Tagesgeschäft |
| Sicherstellung einer einheitlichen Ausrichtung | Anpassung der Prozesse an konkrete Bedürfnisse und Gegebenheiten |
| Übergeordnete Steuerung und Koordination | Operative Entscheidungen innerhalb des definierten Rahmens |
| Zusammenführung und Bewertung von Erfahrungen aus verschiedenen Bereichen | Einbringen von Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen aus dem Alltag |
| → Was wollen wir erreichen und welcher Rahmen gilt? | → Wie setzen wir es im konkreten Alltag sinnvoll um? |
Das Prozessboard als verbindendes Element
Ein Prozessboard kann helfen, diese beiden Ebenen miteinander zu verbinden. Es sollte nicht als zusätzliches Diskussionsgremium verstanden werden, sondern als kleines, entscheidungsfähiges Steuerungsgremium mit klarem Mandat.
Zu seinen Aufgaben können insbesondere gehören:
- Prozessziele und Prioritäten festlegen,
- hochschulweite Standards und Rahmenbedingungen beschliessen,
- bereichsübergreifende Prozesse und Schnittstellen steuern,
- Prozessverantwortlichkeiten klären,
- Optimierungsvorhaben priorisieren,
- bei Konflikten zwischen Organisationseinheiten entscheiden oder eskalieren,
- Erfahrungen aus den Bereichen aufnehmen und in die Weiterentwicklung der Prozesslandschaft überführen.
Das Board sollte dabei nicht das operative Tagesgeschäft steuern. Die konkrete Gestaltung und Optimierung eines Prozesses bleibt bei den zuständigen Prozessverantwortlichen und Fachbereichen.
Wer gehört ins Prozessboard?
Entscheidend sind nicht möglichst viele Vertretungen, sondern Mandat, Entscheidungskompetenz und die richtige Perspektive. Sinnvoll sind insbesondere:
- eine Vertretung der Hochschulleitung bzw. eine entsprechend mandatierte Führungsperson,
- die zentrale Stelle für Prozessmanagement oder Organisationsentwicklung,
- Führungspersonen relevanter zentraler und dezentraler Bereiche,
- je nach Thema Vertretungen beispielsweise aus Lehre, Forschung, Administration, IT, Finanzen oder HR.
Nicht jede Organisationseinheit muss dauerhaft vertreten sein. Fachpersonen können je nach Thema temporär beigezogen werden. So bleibt das Board klein und entscheidungsfähig.
Wichtig ist zudem eine klare Abgrenzung der Kompetenzen: Das Prozessboard sollte innerhalb seines Mandats verbindliche Entscheide treffen können. Formale Weisungsbefugnisse bleiben dort, wo sie organisatorisch und rechtlich vorgesehen sind – insbesondere bei den zuständigen Führungsebenen.
Was macht Prozessmanagement wirksam?
Unabhängig von der organisatorischen Ausgestaltung sind einige Punkte entscheidend:
- Klare Verantwortlichkeiten: Wer verantwortet einen Prozess und wer darf Veränderungen entscheiden?
- Sinnvolle Standards: Was muss hochschulweit einheitlich sein – und wo sind Gestaltungsspielräume sinnvoll oder gar gewünscht?
- Praxisnähe: Diejenigen, die mit den Prozessen arbeiten, müssen ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge einbringen können.
- Geregelte Schnittstellen: Übergaben, Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen Bereichen müssen verständlich sein.
- Kontinuierliche Weiterentwicklung: Prozesse müssen regelmässig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden.
Vom zentralen Rahmen zur gelebten Praxis
Wirksames Prozessmanagement braucht weder vollständige Zentralisierung noch uneingeschränkte Dezentralisierung. Entscheidend ist eine klare Verbindung von zentraler Steuerung und dezentraler Prozesskompetenz.
Ein gut ausgestaltetes Prozessboard kann dabei eine wichtige Rolle übernehmen: Es schafft Orientierung, priorisiert übergreifende Themen und ermöglicht verbindliche Entscheidungen, während die Fachbereiche ihre Nähe zur Praxis und ihre Gestaltungskompetenz behalten.
So wird Prozessmanagement vom Regelwerk zur gemeinsamen Steuerung der Hochschulentwicklung.
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