Warum viele Process-Mining-Projekte scheitern
Die Studie „A Process Mining Success Factors Model“ von Azumah Mamudu, Wasana Bandara, Moe T. Wynn und Sander J.J. Leemans aus dem Jahr 2022 zeigt auch heute noch eindrucksvoll: Der Erfolg von Process Mining hängt nicht allein von der Technologie ab. Entscheidend ist vielmehr das Zusammenspiel aus Datenqualität, organisatorischer Unterstützung, technischem Know-how und Veränderungsbereitschaft. Grundlage der Studie sind 62 Praxisberichte aus unterschiedlichen Branchen, wodurch die Ergebnisse sowohl wissenschaftlich fundiert als auch hoch praxisrelevant sind.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren
Die Autoren identifizieren insgesamt neun kritische Erfolgsfaktoren. Dazu zählen ein strukturierter Process-Mining-Ansatz, professionelles Projektmanagement sowie eine hohe Daten- und Event-Log-Qualität. Besonders die Datenqualität gilt als zentraler Hebel, denn fehlerhafte oder unvollständige Daten führen schnell zu unzuverlässigen Analysen.
Ebenso wichtig ist die aktive Beteiligung aller relevanten Stakeholder – nicht nur des Managements. Fachbereiche, IT, Prozesseigner:innen und Analyst:innen müssen gemeinsam an einem Strang ziehen. Zusätzlich braucht es ausreichende Informationen über Prozesse und Systeme sowie technische Expertise in den Bereichen Datenanalyse, Prozessmanagement und Tool-Integration.
Erkenntnisse der Studie
Besonders spannend sind drei neu identifizierte Erfolgsfaktoren: Change Management, Tool Capabilities und Training. Die Studie zeigt deutlich, dass viele Process-Mining-Projekte weniger an der Technik scheitern als an kulturellen Widerständen. Transparenz über ineffiziente Prozesse kann Unsicherheit oder Ablehnung auslösen. Deshalb sind Kommunikation, Mitarbeitendeneinbindung und Akzeptanzmanagement entscheidend.
Auch die Wahl des passenden Tools spielt eine wichtige Rolle. Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Analysefunktionen beeinflussen direkt den Projekterfolg. Ergänzend dazu braucht es gezielte Schulungen, damit Mitarbeitende Ergebnisse richtig interpretieren und sinnvoll nutzen können.
Erfolgsfaktoren wirken zusammen
Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Studie ist, dass die Erfolgsfaktoren nicht isoliert betrachtet werden dürfen. Gute Datenqualität verbessert beispielsweise die Tool-Nutzung, Training stärkt die technische Expertise und starke Stakeholder-Unterstützung erleichtert das Change Management. Genau diese Wechselwirkungen wurden in früheren Studien oftmals vernachlässigt.
Fazit
Die Studie macht deutlich: Process Mining ist kein reines Technologieprojekt, sondern eine ganzheitliche Transformationsinitiative. Erfolgreich sind Unternehmen vor allem dann, wenn sie Technologie, Daten, Menschen und Organisation gemeinsam betrachten.
Die Prozesslabor GmbH unterstützt Unternehmen gerne dabei, erste praktische Erfahrungen mit Process Mining zu sammeln und den Weg zu objektiven, datenbasierten Prozesserkenntnissen strukturiert und nachhaltig zu gestalten.
