Für optimierte Prozesse in der Bildung
Administrative Abläufe an Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogischen Hochschulen und weiteren Bildungsinstitutionen werden zunehmend komplexer – bei gleichbleibenden oder sogar sinkenden personellen Ressourcen.
Das Prozesslabor schafft Transparenz über bestehende Prozesse und setzt gezielt dort an, wo der grösste Hebel liegt – ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
Dr. Stefan Michel
Prozessmanagement für Bildungsinstitutionen
Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogische Hochschulen und weitere Bildungsinstitutionen stehen vor der Herausforderung, komplexe Prozesse zwischen Lehre, Forschung, Verwaltung und Support-Einheiten transparent, effizient und zukunftsfähig zu gestalten – oft mit begrenzten Ressourcen und in historisch gewachsenen, dezentralen Strukturen. Die Prozesslabor GmbH unterstützt Bildungsinstitutionen dabei, genau diese Herausforderungen zu meistern.
Grundlage dafür ist langjährige Erfahrung im Bildungsumfeld: als Leiter Prozesse, Erlasse & Records an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW), als ehemaliger Leiter PRS Daten- und Prozessmanagement an der Universität St.Gallen (HSG) sowie als Lehrbeauftragter im CAS Prozessdigitalisierung an der ZHAW. Hinzu kommen zahlreiche Projekte an weiteren Bildungsinstitutionen, darunter der Pädagogischen Hochschule St.Gallen (PHSG).
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dezentrale, gewachsene Verwaltungsprozesse
Prozesse zwischen Fakultäten, Departementen, Instituten und zentralen Verwaltungseinheiten haben sich über Jahre unterschiedlich entwickelt – oft ohne einheitliche Standards oder durchgängige Dokumentation.
Unklare Zuständigkeiten zwischen Lehre und Verwaltung
Aufgaben rund um Immatrikulation, Prüfungsadministration, Rekrutierung oder Rechnungsstellung werden bearbeitet, ohne dass Zuständigkeiten zwischen wissenschaftlichem Personal, Verwaltung und Supportstellen eindeutig geklärt sind.
Medienbrüche zwischen Systemen
Daten werden mehrfach zwischen dem Studierendenadministrationssystem und bspw. Excel-Listen ausgetauscht, statt durchgängig in einem Prozess verarbeitet zu werden. Dadurch entstehen redundante Arbeitsschritte, ein höherer, manueller Aufwand sowie ein erhöhtes Fehlerrisiko.
Fehlende Transparenz über das «Ist»
Dokumentierte Prozesse und gelebte Praxis stimmen teils nicht überein – insbesondere bei Abläufen mit vielen beteiligten Stellen, unterschiedlichen Zuständigkeiten und zahlreichen Ausnahmefällen. Dort entstehen Medienbrüche, Umgehungslösungen und unnötige Komplexität.
Digitalisierungsdruck & Ressourcenmangel
Der Anspruch, Verwaltungsprozesse und das Wissensmanagement zu digitalisieren, steht häufig begrenzten personellen/finanziellen Ressourcen gegenüber. Gleichzeitig fehlt im Tagesgeschäft die Zeit, bestehende Prozesse weiterzuentwickeln.
Vielfalt an Anspruchsgruppen
Lehrpersonen, Studierende, wissenschaftliche Mitarbeitende, Verwaltung und Leitung bringen unterschiedliche Perspektiven, Anforderungen und Interessen in Veränderungsprozesse ein. Ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und Veränderungen zu verankern, ist entsprechend anspruchsvoll.
Solche Herausforderungen betreffen Bildungsinstitutionen unterschiedlicher Grösse und Ausrichtung – Universitäten, Fachhochschulen, Pädagogische Hochschulen und weitere Bildungsinstitutionen.
Warum Prozessmanagement für Bildungsinstitutionen wichtig ist
Prozessmanagement wird an Bildungsinstitutionen teils als administrative Pflichtübung wahrgenommen. Diese Sichtweise greift zu kurz: Fehlendes oder unzureichendes Prozessmanagement führt zu mangelnder Steuerbarkeit, bindet implizites Wissen an einzelne Personen und erhöht damit die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen – ein Risiko insbesondere bei Fluktuationen.
Ein professionell etabliertes Prozessmanagement schafft demgegenüber Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und eine nachhaltige Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen. Es macht Wissen zugänglich, reduziert Abhängigkeiten und ermöglicht es Bildungsinstitutionen, ihre Abläufe effizienter, resilienter und zukunftsfähiger zu gestalten.
Das sagen Partner:innen aus Bildungsinstitutionen
„Ich danke Stefan Michel für die hervorragende Zusammenarbeit und freue mich auf viele weitere gemeinsame Jahre.“
„Besonders wertvoll finde ich Stefan Michels umfassende Toolbox für datengestützte Transparenz zur Unterstützung von Entscheidungsfindung und Optimierung.“
„Seine Begeisterung sowie seine angenehme, empathische Art wirkten sehr motivierend. Ich empfehle Stefan Michel von Herzen.“
Kontaktformular
Sie möchten Prozesse an Ihrer Bildungsinstitution transparenter gestalten, Lehre und Verwaltung strategisch besser verzahnen oder erste Erfahrungen mit Process Mining und LEGO® SERIOUS PLAY® sammeln? Nehmen Sie Kontakt auf – gemeinsam entwickeln wir den passenden Ansatz für Ihre Ausgangslage und Ihre Ziele.