In der Prozessmodellierung werden oft zwei Dokumentationsarten verwechselt: Arbeitsanleitungen und BPMN-Modelle.
Beide sind wertvolle Werkzeuge, aber sie erfüllen in der Prozessarbeit völlig unterschiedliche Aufgaben.
Arbeitsanleitung – der Blick ins Detail
Eine Arbeitsanleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie eine Tätigkeit auszuführen ist.
- Textbasiert, oft ergänzt durch Bilder oder Checklisten
- Fokus auf klaren Handlungsanweisungen für die tägliche Arbeit
- Beispiel: „So legen Sie einen neuen Kunden im CRM-System an“ – mit konkreten Klickfolgen und Feldbezeichnungen
Rolle in der Prozessmodellierung:
Arbeitsanleitungen sind kein Prozessmodell im eigentlichen Sinne, sondern eine ergänzende Dokumentation auf operativer Ebene.
BPMN-Modell – der Überblick über den Ablauf
BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein internationaler Standard zur grafischen Darstellung von Prozessen.
- Nutzt fest definierte Symbole für Aufgaben, Ereignisse, Entscheidungen und Abläufe
- Eignet sich zur Analyse, Optimierung und Automatisierung von Prozessen
- Beispiel: Ein Modell, das den Onboarding-Prozess vom Bewerbungseingang bis zur Vertragsunterschrift visualisiert
Rolle in der Prozessmodellierung:
BPMN liefert die Prozesslandkarte – unabhängig von den Details einzelner Arbeitsschritte.
Wann setzen Sie welches Werkzeug ein?
| Ziel | Arbeitsanleitung | BPMN-Modell |
|---|---|---|
| Konkrete Ausführung einer Aufgabe erklären | Ja | Nein |
| Prozessabläufe visualisieren und analysieren | Nein | Ja |
| Prozesse automatisieren | Nein | Ja |
| Mitarbeitende einarbeiten | Ja | Möglich, aber nicht optimal |
Fazit für die Prozessmodellierung
- Arbeitsanleitungen sind die Umsetzungsebene: Sie unterstützen die operative Ausführung einzelner Schritte.
- BPMN-Modelle sind die Analyse- und Planungsebene: Sie zeigen den gesamten Prozessfluss und ermöglichen Überblick und Optimierungen.
Optimal ist die Kombination:
Das BPMN-Modell schafft den Überblick, die Arbeitsanleitung sorgt für die präzise Umsetzung.
Die Prozesslabor GmbH unterstützt Sie gezielt dabei, Prozessmodelle in BPMN so zu gestalten, dass sie fachlich klar, technisch umsetzbar und methodisch sauber sind. Das Prozesslabor hilft Ihnen gerne dabei, typische Modellierungsfehler frühzeitig zu vermeiden, die richtige Detailtiefe zu finden und Ihre Modelle konsequent auf das Analyse- oder Optimierungsziel auszurichten.
