Prozesse verändern – aber wie? In vielen Organisationen, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung, stellt sich diese Frage immer wieder aufs Neue. Während Top-down-Initiativen häufig gut gemeint, aber schwerfällig sind, erleben wir in der Praxis: Nachhaltige Prozessoptimierung gelingt dann, wenn sie auch von unten angestossen wird – dort, wo Menschen Prozesse tagtäglich leben.
Beim letzten Treffen der Community of Practice Prozessmanagement der SGO am 29. April 2025 im Kantonsratssaal St.Gallen wurde genau darüber intensiv diskutiert. Und es zeigte sich deutlich: Der Wunsch nach Veränderung ist da – die Umsetzung erfordert jedoch gezielte Rahmenbedingungen.
Warum gerade in der öffentlichen Verwaltung Bottom-up entscheidend ist
Die öffentliche Verwaltung steht unter besonderer Beobachtung: Rechtliche Vorgaben, komplexe Zuständigkeiten und hohe Anforderungen an Transparenz und Gleichbehandlung lassen oft wenig Spielraum für spontane Prozessveränderungen. Anpassungen müssen rechtssicher, nachvollziehbar und in vielen Fällen gesetzeskonform sein – ein langsamer Prozess.
Und dennoch: Gerade deshalb ist es essenziell, die vorhandenen Spielräume bewusst zu nutzen. Denn nicht alles muss gleich gesetzlich neu geregelt werden, um Prozesse zu verbessern. Oft geht es um Feinjustierungen, neue Perspektiven oder gelebte Alternativen im Umgang mit bestehenden Vorgaben.
Was braucht es, damit Bottom-up funktioniert?
Damit Mitarbeitende sich aktiv in die Prozessgestaltung einbringen können, braucht es mehr als eine „offene Feedbackkultur“. Es geht um konkrete Voraussetzungen, die gezielt gestaltet und gepflegt werden müssen:
🔍 Klarheit über Ziele und Entscheidungsräume
Nur wer weiss, wofür ein Prozess steht und wo Veränderungen möglich sind, kann Verantwortung übernehmen. Transparente Ziele und nachvollziehbare Zuständigkeiten sind die Grundlage für jeden Bottom-up-Ansatz.
🧠 Kollektives Bewusstsein für Herausforderungen
Oft fehlt der Gesamtblick: Was an einer Stelle wie ein unnötiger Umweg wirkt, hat vielleicht an anderer Stelle einen triftigen Grund. Deshalb braucht es ein gemeinsames Prozessverständnis – über Abteilungsgrenzen hinweg.
💬 Transparenz über Interessen
In vielen Fällen stehen Veränderungsvorschläge im Spannungsfeld unterschiedlicher Stakeholder. Wenn Interessen offen kommuniziert werden, entsteht Vertrauen – und es wird leichter, tragfähige Lösungen zu entwickeln.
💡 Mut, Routinen zu hinterfragen
Nicht jeder Vorschlag wird umsetzbar sein. Aber allein das Hinterfragen etablierter Abläufe bringt oft Erkenntnisse – und zeigt, wo Potenziale liegen. Dieser Mut muss erlaubt und gefördert werden.
🌟 Führungskräfte als Ermöglicher
Der vielleicht wichtigste Punkt: Führung muss Rahmen geben, nicht kontrollieren. Wer Prozessoptimierung „von unten“ ermöglichen will, braucht Führungskräfte, die Vertrauen schenken, zuhören und ermutigen. Nicht alles ist steuerbar – aber vieles ist gestaltbar, wenn man es zulässt.
Von der Haltung zur Wirkung
Bottom-up funktioniert nicht durch Ansage – sondern durch Haltung. Eine Haltung, die auf Beteiligung, Dialog und Vertrauen setzt. Das bedeutet nicht, dass jede Idee automatisch umgesetzt wird. Aber es bedeutet, dass Ideen ernst genommen, geprüft und im besten Fall gemeinsam weiterentwickelt werden.
Dort, wo Führungskräfte diese Haltung vorleben, entsteht eine Kultur, in der Veränderung kein Ausnahmezustand mehr ist, sondern Teil des Arbeitsalltags. Und genau das ist der Schlüssel für nachhaltige Prozessverbesserung.
Fazit: Prozesse gemeinsam gestalten
Bottom-up-Prozessoptimierung ist kein Widerspruch zu strategischer Steuerung – im Gegenteil: Sie ergänzt sie. Dort, wo operative Erfahrung und strategische Ausrichtung zusammenfinden, entstehen Lösungen, die wirksam, tragfähig und realitätsnah sind.
In einer Welt voller Komplexität und wachsender Anforderungen ist es umso wichtiger, Prozesse gemeinsam zu denken – nicht über Hierarchien hinweg hinwegzuregieren, sondern die Menschen einzubeziehen, die die Prozesse tagtäglich umsetzen.
Sie möchten solche Rahmenbedingungen in Ihrer Organisation gestalten?
Die Prozesslabor GmbH unterstützt Sie gerne dabei!
